Emitir correctamente los comprobantes fiscales de nómina es clave para que las empresas cumpla con las obligaciones fiscales y conserven la deducibilidad de sus gastos. Según el artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), los patrones deben expedir CFDI por los pagos realizados a sus empleados. Además, el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación establece que estos comprobantes deben cumplir con los requisitos necesarios para ser válidos ante la autoridad fiscal.
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El comprobante de nómina digital es una prueba de la relación de pago que hay entre un trabajador y una empresa o persona y puede usarse para deducir impuestos ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
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De acuerdo con el SAT, los requisitos de un CFDI de nómina son:
- Incluir RFC y nombre de quien lo emite y quien lo recibe.
- Señalar el domicilio y régimen fiscal del emisor.
- Incluir la cantidad pagada antes y después de impuestos y el número de días al que corresponde.
- Señalar el medio de pago, fecha y cada cuánto se realiza.
- Especificar unidad de medida, código y descripción del bien o servicio.
- Tener un Certificado de Sello Digital emitido por el SAT, el cual incluye un número de certificado.
El plazo que vence el 28 de febrero
Si emitiste un CFDI de nómina en 2024 y encontraste errores o datos omitidos en su llenado, aún puedes corregirlos. Recuerda que tienes hasta el 28 de febrero para aprovechar la facilidad que te da la Regla 2.7.5.6 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2025 para que corrijas los CFDI de nómina 2024 que tengan errores u omisiones y puedas hacerlos deducibles.
Es decir, los contribuyentes que durante el ejercicio fiscal 2024 hayan emitido CFDI de nómina que contengan errores u omisiones en su llenado o en su versión digital, podrán corregir su información siempre que se cancelen dichos comprobantes para generar nuevos antes del 28 de febrero de 2025.
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El nuevo CFDI de nómina se considerará emitido en el ejercicio fiscal 2024, siempre y cuando refleje como fecha de pago el día correspondiente a 2024 en que, efectivamente, se realizó el pago asociado al comprobante.
Es importante tener en cuenta que la aplicación de este beneficio no libera a los contribuyentes de realizar el pago de la diferencia no cubierta, considerando también su actualización y recargos que en su caso procedan.
Un CFDI de nómina es un comprobante fiscal digital que registra los ingresos de un trabajador, así como las retenciones de impuestos y otros descuentos. Es un documento electrónico que se emite a los trabajadores como constancia de pago.
5 errores comunes al generar los recibos de nómina:
- Errores al ingresar las cantidades: Al ser un cálculo en el que influyen las sumas de salario mas horas extras, la resta de retenciones, la multiplicación por los días laborados o el cálculo de ISR, generar la nómina para todos los empleados y sus diferentes situaciones podría ser caótico.
- Usar recibos de nómina anteriores como base: Si bien, la nómina cuenta con un formato y muchos trabajadores se encuentran en condiciones similares de empleo, estas no siempre serán iguales, ya que dependen de factores tan personales como días no laborados, la existencia de algún bono o descuento mensual, horas extras e incluso la antigüedad del trabajador.
- Usar un RFC incorrecto o inválido: El Registro Federal de Contribuyentes es una clave de 13 dígitos alfanuméricos que te identifica como persona física o moral ante el SAT. Muchas veces, al no utilizar las herramientas que brinda el SAT en su portal, entre ellas la verificación, se manejan los datos de algunos empleados con un RFC mal digitado o incluso no dado de alta.
- Problemas con la CURP: La Clave Única de Registro de Población se asigna a todos los ciudadanos mexicanos y es una forma de identificación oficial.
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Errores en el tipo de contrato o régimen de contratación: Es importante validar con el área de Recursos Humanos qué tipo de contrato corresponde a cada uno de sus empleados así como el régimen que corresponde a su contrato.